Theo quy chế làm việc của UBND thị trấn và Quyết định phân công nhiệm vụ của cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách thị trấn, lãnh đạo UBND thị trấn chỉ đạo công chức chuyên môn soạn thảo văn bản theo đúng hình thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cán bộ công chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện nội dung trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo vào Hệ thống Quản lý văn bản điều hành và cập nhật các thông tin cần thiết.

Việc quản lý văn bản đi, đến đều được cập nhật, lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành. Riêng đối với văn bản mật được quản lý bằng sổ Công văn riêng. Từ đầu năm 2024 đến nay đã phát hành 2091 văn bản đi, trong đó có 436 quyết định, 224 báo cáo, 449 công văn, 383 tờ trình, 183 kế hoạch, 156 thông báo và 260 văn bản khác); tiếp nhận 2971 văn bản đến, trong đó có 2888 văn bản điện tử, 83 văn bản số hoá điện tử.

Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đảm bảo đúng theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của UBND thị trấn trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ gồm: công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và tổ chức quản lý tập trung thống nhất và hoàn thiện tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; bố trí kho lưu trữ, trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành nên việc lưu trữ văn bản hiện nay được thực hiện lưu trên hệ thống là chủ yếu; bố trí trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy gần khu vực kho lưu trữ.

Để tiếp tục phát huy hiệu quả đạt được và khắc phục những tồn tại hạn chế trong thời gian đến, UBND thị trấn đưa ra các giải pháp khắc phục và phương hướng, nhiệm vụ:

Thứ nhất, tiếp tục triển khai có hiệu quả Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ.

Thứ hai, tăng cường công tác tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản của nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ cho cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách trong cơ quan.

Thứ ba, trang bị các thiết bị cần thiết trong kho như quạt, máy hút ẩm, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, … để phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Chỉ đạo thực hiện tốt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định.